個人情報保護規程
目 次
第１章 総則（第１条－第５条）
第２章 個人情報の利用目的の特定等（第６条－第７条）
第３章 個人情報の取得の制限等（第８条－第９条）
第４章 個人データの安全管理（第10条－第13条）
第５章 個人データの第三者提供（第14条）
第６章 保有個人データの開示、訂正･追加･削除･利用停止（第15条－第17条）
第７章 組織及び体制（第18条－25条）
第８章 雑 則（第26条）
附則
第１章 総則
（目的）
第１条 本規程は、公益社団法人東京共同住宅協会（以下、当協会）における個人情報の適法かつ適正な取扱いの確保に関する基本的事項を定めることにより、個人の権利・利益を保護することを目的とする。
（定義）
第２条 この規程における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。
（１）個人情報
生存する「個人に関する情報」であって、氏名、性別、生年月日等個人を識別する情報に限られず、個人の身体、財産、職種、肩書き等の属性に関して、事実、判断、評価を表す全ての情報であり、評価情報、公刊物等によって公にされている情報や、映像、音声も含まれ、暗号化されているかどうかを問わない。
なお、死者に関する情報が、同時に、遺族等の生存する個人に関する情報である場合には、生存する個人に関する情報となる。
(２) 個人情報データベース
特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成した、個人情報を含む情報の集合物、又はコンピュータを用いていない場合であっても、ファイルやカルテ、会員台帳など個人情報を整理・分類し、他人によっても容易に検索可能な状態においているものをいう。
(３) 個人データ
当協会が管理する「個人情報データベース」を構成する個人情報をいう。
(４) 保有個人データ
当協会が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の全てを行うことができる権限を有する「個人データ」をいう。ただし、以下に該当するものは除く。
ⅰ．当該個人データの存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの。
ⅱ．当該個人データの存否が明らかになることにより、違法又は不法な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの。
ⅲ．当該個人データの存否が明らかになることにより、国の安全が害されるおそれ、他国もしくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国もしくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの。
ⅳ．当該個人データの存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの。
ⅴ．6ヶ月以内に消去する（更新することは除く）こととなるもの。
(５) 本人
個人情報によって識別される特定の個人をいう。
(６) 従業者
当協会にあって、直接間接に当協会の指揮監督を受けて、当協会の業務に従事している者をいい、雇用関係にある従業員（正社員、契約社員、嘱託社員、パート社員、アルバイト社員等）のみならず、理事、監事、相談員、派遣社員も含まれる。
（当協会の責務）
第３条 当協会は、個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、実施するあらゆる事業を通じて個人情報の保護に努めるものとする。
(適用)
第４条 本規程は、従業者に適用する。
２ 本規程は、当協会が現に保有している個人情報（その取扱いを委託されている個人情報を含む。）、及びその取扱いを委託している個人情報を対象とする。
(個人情報保護方針)
第５条 当協会における個人情報の適法かつ適正な取扱いを確保するため、個人情報に関する法令を遵守するとともに、当協会の事業内容に照らし適切に人情報を取扱うものとする当該個人情報保護方針を具体的に定めるものとする。
（１）「個人情報の保護に関する法律」により公表すること、容易に知り得る状態にすること、または「本人の知り得る状態」に置くことを義務付けられている下記各号に関する事項
① 第６条の利用目的
② 第三者提供に関する利用目的及び提供方法、停止について
③ 共同利用に関する利用の目的
・特定の者との間で共同利用する旨
④ 問合せ窓口に関する事項
・当協会が対象事業者となる認定個人情報保護団体がある場合は､その名称及び申し出先を含む
⑤ 第１５条乃至第１７条に定める、本人による個人情報の開示、訂正等、利用停止等の求めに応じる手続きに関する事項
・請求の受付窓口
・請求者が本人または代理人であることの確認の方法
・手数料
（２）個人情報の安全管理措置に関する事項
（３）個人情報保護の協会内の体制に関する事項
２ 本規程は、従業者に周知せしめるとともに、ホームページに掲載する等の措置を講じるものとする。但し、「個人情報保護方針」としてこれを替えることができる。
３ 個人情報保護方針は、協会外に対して、プライバシーポリシーと称することができる。
第２章 個人情報の利用目的の特定等
（利用目的の特定）
第６条 当協会は、以下の事業を行う目的につき、個人情報を利用する。また、その通知手段として郵便物、電話、ＦＡＸ、電子メール等による通知をする際においても個人情報を利用する。
（１）当協会主催、共催、協賛、後援又は協力において行われるセミナー、勉強会、相談会等の情報提供
（２）当協会会報の発行
（３）共同住宅の建設、改善及び適正な管理の促進のために必要な方策の立案及び推進
（４）共同住宅経営の改善合理化に関する調査研究及び指導
（５）当協会の事業に関する広報活動並びに資料の収集、編さん及び刊行
（６）国、地方公共団体等に対する住宅政策に関し建議及び意見の具申
（７）共同住宅の経営管理に必要な知識及び技術の講習
（８）その他当協会の定款記載の目的を達成するために必要な事業
２ 当協会は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲で行うものとする。
３ 当協会は、利用目的を変更した場合は、変更した利用目的について、本人に通知し、又はホームページ等で公表するものとする。
（利用目的外の利用の制限）
第７条 当協会は、あらかじめ本人の同意を得ることなく前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱わないものとする。
２ 当協会は、合併その他の事由により他の法人等から事業を継承することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで継承前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱わないものとする。
３ 前２項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合には、あらかじめ本人の同意を得ないで前条の規定により特定された利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱うことができるものとする。
（１）法令に基づく場合
（２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
（３）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
第３章 個人情報の取得の制限等
（取得の制限）
第８条 当協会が個人情報を取得するときは、利用目的を明示するとともに、適法かつ適正な方法で行うものとする。
２ 当協会は、思想、信条及び宗教に関する個人情報並びに社会的差別の原因となる個人情報については取得しないものとする。
３ 当協会は、原則として本人から個人情報を取得するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
（１）本人の同意があるとき。
（２）法令等の規定に基づくとき。
（３）個人の生命、身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ないと認められるとき。
（取得に際しての利用目的の通知等）
第９条 当協会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又はホームページ等で公表するものとする。
２ 当協会は、前項の規定にかかわらず、本人からのセミナーや相談等（以下、「セミナー等」という）の申込みを受けることに伴って、申込書等の書面に記入または当協会のホームページへ入力された当該本人の個人情報を取得する場合、その他本人から直接書面またはホームページに入力された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合には、この限りでない。
３ 前２項の規定は、次に掲げる場合については適用しない。
（１）利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
（２）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき 公益社団法人東京共同住宅協会
第４章 個人データの適正管理
(個人データの正確性の確保)
第10条 個人データは、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならず、必要があるごとに会長がその施策を立案し、理事会の承認を得て実行する。
(個人データ取扱台帳)
第11条 個人情報保護管理者は、当協会の全ての「個人データ」の種類・保管場所等を記載した台帳を作成しなければならない。
２ 個人情報保護管理者は、前項の台帳を定期に見直し、最新の状態を維持するよう努めなければならない。
(安全管理措置)
第12条 当協会においては、取扱う個人情報の漏洩、滅失または毀損の防止その他の安全管理のために、以下に従って厳重な管理のもと、適切に個人情報を取り扱わなければならない。
（１）当協会において保管する個人情報を含む文書は、施錠できる場所への保管等により、散逸、紛失、漏洩の防止に努めなければならない。
（２）個人情報を含む文書であって、保管の必要のないものは、速やかに廃棄しなければならない。
（３）個人情報を含む文書の廃棄は、シュレッダー裁断、焼却、溶解等により、完全に抹消しなければならない。
（４）個人情報を含む文書を伝達する必要があるときは、適切な方法･手順によることとし、必要な範囲を超えて控えを残さないように扱うものとする。
（５）個人情報を含む文書は、みだりに複写してはならない。
（６）セミナー、相談会等で相談員が相談者より聴取して記入した「ご相談ヒアリングシート」は、相談終了後、速やかに現地会場にて個人情報保護管理者又は第１８条第５項に基づき委任された従業者（以下「委任された従業者」という）へ直接手渡すこととし、個人情報保護管理者又は委任された従業者は全ての「ご相談ヒアリングシート」が回収できたことを確認し、途中立ち寄ることなく事務局へ戻り、所定の位置に保管しなければならない。
２ 電子データの管理は以下に従うものとする。
（１）当協会において保管する個人情報を含むデータ及びデータが入っている電磁的記憶媒体は、パスワード管理又は施錠できる場所への保管等により、散逸、紛失、漏洩の防止に努めなければならない。
（２）情報機器は適切に管理し、正式な利用権限のない者には使用させてはならない。
（３）個人情報を含むデータであって、保管の必要のないものは、速やかに廃棄しなければならない。
（４）個人情報を含むデータが入っている電磁的記憶媒体の廃棄は、シュレッダー裁断、粉砕、溶解等により、データが復活できないように完全に抹消しなければならない。 公益社団法人東京共同住宅協会
（５）個人情報を含むデータを他部門に伝達するときは、適切な方法･手順によることとし、必要な範囲を超えて控えを残さないよう扱うものとする。
（６）個人情報を含むデータは、みだりに複写してはならない。
（７）電子情報機器等を廃棄する場合は、データ等を再生できない処理をすることができる廃棄専門業者に依頼して廃棄するものとする。他団体や個人に譲渡又は再利用等許してはならないものとする。
（保有個人データに関する事項の公表等）
第13条 当協会は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知りうる状態に置かなければならない。
（１）当協会の名称
（２）全ての保有個人データの利用目的
（３）情報開示、訂正、利用停止等の求めに応じる手続き
（４）前三号に掲げるもののほか、保有個人データの適正な取扱いの確保に関し必要な事項として政令で定めるもの
第５章 個人データの第三者提供
（個人データの第三者提供）
第14条 当協会は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しないものとする。
（１）法令に基づく場合
（２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（３）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
２ 当協会が有する個人データを第三者に提供する場合には、本条第1項各号に該当する場合を除き、下記各号に従わなければならない。
（１）提供先において、その従業者に対し、当協会が提供した個人データの取扱いを通じて知りえた個人情報を漏洩してはならず、かつ、盗用してはならないこととされていること。
（２）当協会が提供した個人データを提供先が他の第三者に提供する場合には、書面による当協会の事前同意を要件とすること。
（３）当協会が提供した個人データの提供先における保有期間を明確化すること。
（４）当協会から提供を受ける目的達成後の個人データの返却または提供先における破棄または削除が適切かつ確実に行われること。
（５）提供先における当協会が提供した個人データの複写及び複製（安全管理上必要なバックアップを除く）を禁止すること。
３ セミナー等の協賛会社等への個人データの提供は、当該個人より企業への情報提供の希望があった場合に限り、必要な手続きを経た上、必要な情報のみ企業へ提供するものとする。
４ 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、本条第２項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
（１）当協会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合
（２）合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合
（３）個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称についてあらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき
５ 当協会は、前項第３号に規定する共同利用する者の利用目的又は個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。
第６章 保有個人データの開示、訂正・追加・削除・利用停止
（保有個人データの開示等）
第15条 当協会は、当該本人が識別される「保有個人データ」については、当該本人(代理人を含み、以下本条及び次条において「本人等」という)からの開示(保有の有無を含む)請求に応じ開示する。
２ 本人から開示等請求方法は、次の通りとする。
（１）開示請求窓口は、事務局とする。
（２）開示請求書の様式は、個人情報保護管理者が定め、理事会で決定したものとする。
（３）開示請求をする際は、原則として本人確認書類の添付を求めるものとする。本人確認書類は、個人情報保護管理者がその種類を定めるものとする。但し、開示請求者が本人であることが明らかな場合には、本人確認書類の提出を求めないことができる。
３ 前項により本人による開示請求であることを確認した場合は、本人に対して書面または本人が同意した他の方法により、遅滞なく当該「保有個人データ」を開示するものとする。
４ 前項にかかわらず、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、個人情報保護管理者の決定により、その全部または一部を開示しないことができる。
（１）本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
（２）当協会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれのある場合
（３）法令に違反することとなる場合
５ 前項の定めに基づき「保有個人データ」の全部または一部を開示しない旨の決定をしたときは、遅滞なく、本人に対し理由を付し通知するものとする。
６ 他の法令により、本人に対し当該本人が識別される「保有個人データ」を開示することとされている場合には、第4項は適用しない。
７ 当協会は、本人に対し「保有個人データ」を開示する場合には、手数料を請求できるものとする。この手数料は、理事会で決定しホームページに掲載する。
(訂正等)
第16条 本人等から、当該本人が識別される「保有個人データ」の内容が事実でないという理由によって、当該「保有個人データ」の訂正、追加または削除(以下「訂正等」という)を求められた場合には、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき当該「保有個人データ」の内容の訂正等を行うものとする。但し、以下の場合には訂正等の求めに応じないことができる。
（１）利用目的の達成に必要な範囲を超えている場合。
（２）他の法令の規定により、特別の手続が定められている場合。
２ 前項の本人が識別される「保有個人データ」の訂正等の請求に対しては、本人のプライバシー保護のため、本人等から訂正等請求方法は次のとおりとする。
（１）訂正等請求窓口は、事務局とする。
（２）訂正等請求書の様式は、個人情報保護管理者が定め、理事会で決定したものとする。
（３）訂正等請求をする際は、原則として本人確認書類の添付を求めるものとする。本人確認書類は、個人情報保護管理者が定めるものとする。但し、訂正等請求者が本人等であることが明らかな場合には、本人確認書類の提出を求めないことができる。
３ 前２項により、「保有個人データ」の訂正等を行ったとき、または訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なくその旨(訂正等を行ったときはその内容を含む)を通知するものとする。
４ 第１項但し書により訂正等の求めに応じない場合は、その理由を説明するよう努めなければならない。
(利用停止等)
第17条 本人から、当該本人が識別される「保有個人データ」が、第６条第２項(同意のない利用目的外の利用)及び第７条(適正な取得)に違反しているという理由によって、当該「保有個人データ」の利用の停止または消去が求められた場合、及び、第１４条(第三者提供の制限)に違反しているという理由によって、当該「保有個人データ」の第三者提供の停止が求められた場合で、その求めに理由があることが判明した場合には、遅滞なく、当該求めに応じて利用停止等の措置を講じなければならない。但し、以下の場合には当該措置を講じないことができる。
（１）違反を是正するために必要な範囲を超えている場合。
（２）指摘された違反がなされていない場合。
２ 前条第２項乃至第４項は本条に準用する。但し、同各項における「訂正等」を「利用停止等」に改める。
第７章 組織及び体制
（個人情報保護管理者）
第18条 当協会は、個人情報の適正管理のため個人情報保護管理者を定め、当協会における個人情報の適正管理に必要な措置を行わせるものとする。
２ 個人情報保護管理者は、会長が指名し、理事会で承認を得るものとする。
３ 個人情報保護管理者は、会長の指示及び本規程の定めに基づき、適正管理対策の実施、従業者に対する教育・事業訓練等を行う責任を負うものとする。
４ 個人情報保護管理者は、適正管理に必要な措置について定期的に評価を行い、見直し又は改善を行うものとする。
５ 個人情報保護管理者は、個人情報の適正管理に必要な措置の一部を各事業を分掌する従業者に委任することができる。
(理事会の責任)
第19条 理事会は従業者が行う個人情報の一切の取扱いにつき、責任を有するものとする。
２ 理事会は本規程に基づき個人情報の取扱いを管理する上で必要とされる細則の策定を行うものとする。
３ 理事会は個人情報の漏洩等の事故または違反の発生またはその疑いが生じた場合は、直ちに調査をした上、個人情報管理体制の改善を行い、相当期間継続的に監視を行うものとする。
(従業者の監督)
第20条 個人情報保護管理者は、従業者が個人データを取扱うにあたり、必要かつ適切な監督を行わなければならず、万一、不適切な取扱い等を発見した場合は、速やかに会長へ報告し、会長はしかるべき措置を講ずる。
２ 個人情報保護管理者は、従業者に対して個人情報の保護及び適正な取扱いに関する誓約書の提出を命じることができる。
(協会教育)
第21条 当協会は、従業者に対する個人情報の保護及び適正な取扱いに関して、毎年教育を行う。
２ 教育方針は、個人情報保護管理者が策定し、会長が決定する。
(委託先の監督)
第22条 当協会は、個人データの取扱いの全部または一部を委託する場合(労働者派遣契約または業務委託等契約により派遣労働者を受け入れる場合を含む)は、その取扱いを委託した個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者(以下「委託先」という)に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
２ 当協会は、前項の委託を行う際、委託先に対して下記各号の事項を実施しなければならない。
（１）委託先における個人情報の保護体制を確認すること
（２）委託先との間で次の事項を指示すること
①個人情報の適法かつ適切な取扱い(個人データに対する人的、物理的、技術的な安全管理措置を委託先が講じることを含む)
②個人情報に関する秘密保持 公益社団法人東京共同住宅協会
③委託した業務以外の個人情報の使用禁止
④個人情報を取扱う上での安全対策
⑤再委託に関する事項
再委託は原則として禁止し、再委託がやむを得ない場合は当協会の同意を要し、委託先が再委託先と連帯して責任を負うこと
⑥契約内容が遵守されていること
⑦個人情報に関する事故が生じた際の責任の所在の確認
⑧契約終了時の個人情報の返却及び抹消の方法
（３）個人情報の取得を委託する場合は、当協会が取得の主体であること並びに当協会の指定する利用目的を明示し、取得した情報の管理は当協会に帰属するよう義務付けること
(体制の見直し)
第23条 個人情報保護管理者は、必要に応じて個人情報の取扱いに関する安全対策、諸施策を見直し、改善しなければならない。
（苦情対応）
第24条 当協会は、個人情報の取扱いに関する苦情（以下「苦情」という。）について必要な体制整備を行い、苦情があったときは、適切かつ迅速な対応に努めるものとする。
２ 苦情対応の責任者は、個人情報保護管理者とするものとする。
３ 個人情報保護管理者は、苦情対応の業務を従業者に委任することができる。その場合は、あらかじめ従業者を指定し、その業務の内容を明確にしておくものとする。
（従業者の義務）
第25条 当協会の従業者又は従業者であった者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
２ 本規程に違反する事実又は違反するおそれがあることを発見した従業者は、その旨を個人情報保護管理者に報告するものとする。
３ 個人情報保護管理者は、前項による報告の内容を調査し、違反の事実が判明した場合には遅滞なく会長に報告するとともに、関係事業部門に適切な措置をとるよう指示するものとする。
第８章 雑則
（その他）
第26条 この規程の実施に必要な事項は、別に定めるものとする。
附 則
この規程は、平成２５年５月１日から施行する。
